Certamente, se você está lendo este artigo, seu computador está uma bagunça. Já percebeu que deve organizar pastas e arquivos para que seu trabalho flua melhor.
Sua área de trabalho está cheia, há muitos downloads, documentos, imagens, instaladores de aplicativos e outras coisas. Claro, também tem arquivos com os dados que você precisa para preparar um relatório tão importante para o seu chefe. Neste artigo, veremos como você pode consertar toda essa bagunça. Antes de começar, precisamos abordar o maior problema que existe em como organizar pastas e arquivos do computador.
Sistema que se adapta a você para organizar pastas e arquivos do seu computador
Não faz sentido começar com um sistema de arquivos complexo em que cada pasta é codificada por cores, rotulada e relacionada entre si. Seria como começar a casa pelo telhado, e com certeza aquela organização duraria pouco tempo.
Sua prioridade número um deve ser implementar um sistema adequado para você. Como você tem seus guarda-roupas em casa? Se você tem tudo bem organizado, pode começar com um sistema de organização um pouco mais avançado para seus arquivos.
No entanto, se não for, e você misturou suas roupas e muitas coisas para organizar em suas gavetas, comece com uma configuração muito simples e fácil. Mesmo assim, a recomendação é que você comece simples, depois pode tornar seu sistema mais complexo.
Por que é importante organizar arquivos em seu computador?
Você sempre saberá onde encontrar seus arquivos
Quando você começa a usar um novo computador, pode não se preocupar muito com a organização. Só tem um punhado de arquivos, alguns documentos, material de treinamento, etc. Você sabe onde tem tudo. No entanto, com o passar dos meses, você acumula muito mais arquivos, tanto dos trabalhos em andamento quanto dos projetos concluídos.
- Adicione a esta referência:
- Documentos;
- Registros de controle de tempo;
- Dados para estimativas de tempo (quanto tempo você precisaria para concluir tarefas em um projeto);
- Modelos (por exemplo, modelos de apresentação ou modelos que você usa em seu trabalho diário, etc.).
Se você não tiver um sistema de organização de arquivos, seu computador ficará uma bagunça em pouco tempo.
Você não perde tempo pensando onde salvar os arquivos
Você já se viu em uma situação em que um colega ou seu chefe lhe envia um arquivo importante do qual você precisará mais tarde e você quebra a cabeça se perguntando onde colocá-lo? Talvez você seja uma daquelas pessoas que mantém arquivos em sua área de trabalho, quando não sabe onde colocá-los. Como resultado, acaba com 50 ícones e não há como saber o que você realmente tem.
E o que é pior, você nunca limpa e organiza sua área de trabalho porque há tantos arquivos nela que você fica com preguiça até de começar a tarefa. Se tiver um sistema para organizar os arquivos em seu computador não terá mais esse problema. Ao organizar as pastas, cada novo item terá um local para salvá-lo. Você não terá que decidir onde colocá-lo, terá decidido de antemão. Tudo o que precisa fazer é navegar até a pasta desejada e clicar em “Salvar”.
Backup na nuvem se você mudar de computador
Se você mantiver os arquivos do seu computador organizados em uma pasta na nuvem, não perderá todos os seus documentos. Se você estiver trabalhando em casa e tiver uma falha em seu equipamento, poderá acessar suas informações de outros dispositivos e continuar trabalhando até que seja consertado.
Decida a estrutura – Como organizar arquivos e pastas
Existem três formas principais de estruturar e organizar um sistema de arquivos em seu computador ou uma pasta na nuvem.
- Com base em projetos ou clientes.
- Organizado por fechas.
- Por categorias o tipos.
Existem vantagens e desvantagens em cada método de organização de arquivos, portanto, você pode combiná-los com base nos requisitos do seu trabalho. Por exemplo, você pode agrupar todos os arquivos por cliente, dentro de cada cliente por projeto, depois agrupar por ano e dentro de cada ano agrupar por tipo de arquivo.
Depois de decidir como organizar pastas e arquivos no computador, você deve garantir que não os perca e que eles estejam sempre acessíveis. Seu computador, mais cedo ou mais tarde, quebrará, ou pode ser roubado. Portanto, recomendamos que tenha backups. Tenha seus arquivos na nuvem e faça backups periodicamente em um disco rígido físico.
